HR Business Partner jako mediator w obliczu zmian w organizacji

Mediacje mają swoją długą historię, której odkrywanie może być uczące i inspirujące zwłaszcza teraz, gdy w obliczu wielu zmian w organizacjach potrzebne jest nam budowanie porozumienia. Powrót do organizacji po pandemii już jest i będzie procesem zmian. Wiele wypracowanych rozwiązań i standardów wymaga usprawnienia i adaptacji. Zmienia się organizacja pracy, potrzebne są nowe sposoby działania. Zespoły menedżerskie muszą mierzyć się z wieloma dylematami. Pojawiają się kluczowe pytania: „Skoro zlikwidowano etat, to kto się teraz tym zajmie?”, „Dlaczego nie mamy większego budżetu?”, „Dlaczego oni mogą pracować zdalnie, a my nie?”i odwrotnie: „Kiedy wreszcie będziemy mogli wrócić do firmy?”. Mogą pojawiać się obawy związane z bezpieczeństwem pracy: „Czy muszę spotykać się z dostawcą?”, „Czy wyjazd do tego klienta jest konieczny?”, a także pytania o koszty: „Czy w związku z home office firma zwraca pieniądze za udostępnianie części mieszkania czy domu na cele służbowe?”. To czas decyzji i nie zawsze popularnych dotąd rozwiązań. W takich okolicznościach mogą pojawiać się napięcia, różnice zdań i interesów. Mogą rozwijać się konflikty i spory indywidualne, ale też zbiorowe. Jest to również czas nowych możliwości i innowacyjnych rozwiązań. Potrzebne będą rozmowy i nowe ustalenia, a w wielu przypadkach mediacje, w których ważną rolę będzie odgrywał HR Business Partner. Jego rekomendacje co do sposobu rozwiązywania sporów, oparte na wiedzy o organizacji, mogą wzmacniać konstruktywne porozumienia i minimalizować ryzyko powstawania kolejnych konfliktów.

Kiedyś…

W Chinach mediacje znane były już co najmniej 2500 lat temu. Wtedy rozwiązywanie konfliktów opierano między innymi na zasadzie poszukiwania porozumienia, równowagi i harmonii. Konfucjusz (551-479 p.n.e.) w swych wywodach wzmacniał szacunek i wzajemną życzliwość oraz gotowość niesienia pomocy w trudnych sytuacjach. Zgodnie z etyką Konfucjusza, człowiek powinien unikać prowadzenia spraw w sądach, a w kwestiach spornych dbać o relacje i szukać porozumienia. Proces sądowy traktowany był jako naruszenie obowiązujących zasad etycznych i przeciwieństwo harmonii w relacjach. Obawa przed utratą twarzy, co miało miejsce w wielu procesach sądowych, powodowała, że strony chętniej sięgały po dialog w obecności zaufanej osoby. W starożytnym Egipcie mediator był określany jako „dobry przyjaciel” i „zacny człowiek”.  Do dzisiaj zachowały się zwoje papirusów sprzed 1500 lat, na których można prześledzić historie konfliktów i zapisanych porozumień. Historycy szacują, że większość konfliktów powstających w starożytności była rozwiązywana poza sądami. Mamy też zachowane źródła dotyczące mediacji w Europie. Najwcześniejszym świadectwem jest mediowanie przez króla Ludwika Niemieckiego (806-876), który określając siebie jako privatus mediator, uczestniczył w rozwiązaniu sporu pomiędzy następcami Karola Wielkiego. Ciekawostką jest, że mężczyzn określano terminem mediator, a kobiety – mediatrix.

Obecnie…

Obecnie mediacja zaliczana jest do tzw. alternatywnych metod rozwiązywania sporów, czyli w skrócie ADR (Alternative Dispute Resolution). Mediacja w sprawach cywilnych została wprowadzona do polskiego systemu prawnego w lipcu 2005 r. nowelą ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz innych ustaw. Tym samym Polska spełniła wymagania postawione w późniejszej Dyrektywie UE 2008/52/EC o niektórych aspektach mediacji w sprawach cywilnych i handlowych, która zobowiązuje kraje członkowskie do jej wykonania do dnia 21 maja 2011 r. Rozwiązania te pozwalają na mediacje w sprawach: rodzinnych (np. opieka nad dziećmi, podział majątku), gospodarczych (np. o zapłatę, o prawo do znaku towarowego) i pracowniczych. Mediacje z zakresu prawa pracy można zastosować we wszystkich sprawach, w których prawo dopuszcza możliwość zawarcia ugody. Przedmiotem mediacji mogą być sprawy dotyczące między innymi: warunków pracy i płacy, rozwiązywania umów o pracę, obowiązków oraz praw pracodawcy i pracownika, mobbingu czy zakazu konkurencji. Wniosek o przeprowadzenie mediacji może złożyć zarówno pracownik jak i pracodawca. W przypadku, gdy sąd kieruje  strony do mediacji – mówimy o mediacjach sądowych. W Kodeksie postępowania cywilnego możemy przeczytać: w sprawach, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, sąd dąży w każdym stanie postępowania do ich ugodowego załatwienia, w szczególności przez nakłanianie stron do mediacji (art. 10 k.p.c.). Jednak strony mogą również skorzystać z mediacji zanim sprawa trafi do sąd – wtedy mówimy o mediacjach umownych, czyli prywatnych.

Sedno mediacji

Sens mediacji i negocjacji jest podobny. W obu przypadkach chodzi o zawarcie dobrowolnego porozumienia przez strony konfliktu. Podstawowym założeniem mediacji jest jednak rezygnacja z konfrontacyjnego i rywalizacyjnego sposobu działania na rzecz skupienia się obu stron na rozwiązaniu problemu. Mediacje są niesformalizowanym sposobem rozwiązywania sporów, w którym bierze udział osoba trzecia (mediator), ale decydentem są strony. Inaczej jest w przypadku negocjacji, podczas których spotykają się zainteresowane strony, ale bez udziału trzeciej, neutralnej osoby. Poza tym  negocjacje nie są prawnie uregulowane – inaczej niż stało się to w przypadku mediacji. Jednocześnie ten brak formalizmu charakteryzujący mediacje, daje możliwość kreatywnego poszukiwania rozwiązania, dzięki czemu obie strony mogą być zwycięzcami (win-win) w odróżnieniu od zero-jedynkowych rozstrzygnięć sądowych, w których najczęściej jedna strona jest wygraną, a druga przegraną (win-lose lub lose-win).

W rozmowach podczas mediacji ważne jest ujawnianie potrzeb i interesów, które mają pierwszeństwo przed dogmatyką prawną. Sam udział mediatora w rozmowach wpływa w istotny sposób na przebieg rozmów, ich strukturę i dynamikę. Mediacje z języka łacińskiego oznaczają mediatio (pośrednictwo) od słowa mediare, czyli być w środku, pośredniczyć. W języku greckim medos oznacza:  pośredniczący, neutralny, nieprzynależny do żadnej ze stron. Mediator pomaga stronom we wzajemnej komunikacji, w taki sposób, aby możliwe stało się porozumienie i zawarcie ugody. Obie strony z takiej rozmowy mogą wyjść z twarzą. Taka ugoda stanowi rozwiązanie sporu lub chroni przed jego dalszą eskalacją.

Według Center for Creative Leadership CCL®, 75% karier nie udaje się z powodów związanych z deficytami w obszarze inteligencji emocjonalnej, włączając w to nieumiejętność radzenia sobie z konfliktami, adaptowaniem się do zmian i wzbudzaniem zaufania ludzi. Mediowanie jest kompetencją, która pomaga pracownikom w radzeniu sobie z konfliktami wynikającymi między innymi z niełatwego procesu adaptacji do zmian, w sposób, który opiera się na odbudowywaniu wzajemnego zaufania.

Ważna rola mediatora

Mediatorem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych korzystająca w pełni z praw publicznych  (art. 183² § 1. k.p.c.). Kluczowe pytanie, jakie się nasuwa to: „Czy HRBP może być mediatorem w sporze pomiędzy stronami zatrudnionymi w organizacji, w której sam pracuje?”. Tak, może, pod warunkiem, że strony sporu zaakceptują wybór takiego mediatora. Kluczowa oczywiście będzie bezstronność i neutralność wobec stron oraz przedmiotu sporu
i
treści ugody. Oznacza to, między innymi, że HRBP nie może sugerować ani nakłaniać stron do żadnego konkretnego rozwiązania. Dba natomiast o to, aby ewentualna nierównowaga między stronami nie wpływała na przebieg mediacji ani na jej ostateczny rezultat.

Uznanie pracy mediatora i waga mediacji rośnie dzisiaj w organizacjach biznesowych, ale też w sądach. Polski ustawodawca zadbał o to, aby nadać zatwierdzonej przez sąd ugodzie mediacyjnej status równy z ugodą sądową. Ugoda zawarta przed mediatorem ma, po jej zatwierdzeniu przez sąd, moc prawną ugody zawartej przed sądem (art. 18315 k.p.c.).

Zasady mediacji

Wśród wielu sposób prowadzenia mediacji można znaleźć cechy wspólne. Stanowią one bazę niezbędną do tego, by faktycznie mediowanie się powiodło, a satysfakcja i ugoda były najlepszą rekomendacją, że warto korzystać z pomocy mediatora.

Mediacje są dobrowolne, warunkiem jest zgoda obu stron, czyli dobra wola do poszukiwania porozumienia. Nawet jeśli jedna ze stron wnioskuje o przeprowadzenie mediacji – potrzebna jest akceptacja strony drugiej. Strony mogą wycofać się na każdym etapie postępowania mediacyjnego.

Mediacje oparte są na poufności – rozmowy prowadzone w czasie mediacji są poufne i mogą być wykorzystane w innych okolicznościach jedynie za zgodą stron. Mediator nie ujawnia tego, co usłyszał osobom prywatnym ani instytucjom. Obowiązek zachowania w tajemnicy faktów, o których była mowa w związku z prowadzeniem mediacji dotyczy również stron i innych osób biorących udział w postępowaniu mediacyjnym.

Mediator jest neutralny – nie reprezentuje interesów żadnej ze stron, nie narzuca rozwiązania. Jest natomiast rzecznikiem rzetelnej procedury, sprzyjającej osiągnięciu dobrowolnego porozumienia. Warto pamiętać, że w sytuacji, gdy mediator z wewnątrz organizacji nie chce lub nie może przeprowadzić mediacji, rozwiązaniem jest wsparcie mediatora zewnętrznego, spoza organizacji.

Mediator jest bezstronny – nie przyznaje racji żadnej ze stron, nie podważa argumentów i nie mówi kto się myli. Dba o to, aby ewentualna nierównowaga między stronami nie wpływała na przebieg mediacji, ani na jej ostateczny rezultat. Decyzję o wyborze rozwiązania podejmują strony, nie mediator.

Do ważnych zasad prowadzenia mediacji należą również: akceptowalność i wzajemny szacunek.

Mediacje wahadłowe

Zwykle mediacje odbywają się w zamkniętym pomieszczeniu podczas bezpośredniego spotkania obu stron i mediatora. Ciekawym rozwiązaniem, skutecznym zwłaszcza w sytuacji dużych emocji i napięcia między stronami są mediacje wahadłowe. Podczas takich rozmów, strony przebywają
w osobnych pokojach, pomiędzy którymi krąży mediator. Zbiera, porządkuje, precyzuje informacje każdej ze stron i przekazuje drugiej. Strony się nie widzą, mają jedynie kontakt z mediatorem,  od którego odbierają podane w neutralny sposób informacje i przez którego przekazują swoje odpowiedzi i propozycje. Pomysł sprawdza się zwłaszcza w pierwszej fazie rozmów. Gdy emocje wyciszą się i otwartość na dialog po obu stronach będzie większa – warto wrócić do bezpośredniego spotkania, nadal z udziałem mediatora.

Podsumowanie

To co różni mediacje od postępowania sądowego, to między innymi bezpośrednie zaangażowanie stron w poszukiwanie rozwiązania sporu. Dobrowolna ugoda natomiast zwiększa skłonność
do wypełniania zobowiązań, które świadomie obie strony podjęły. Poufność może mieć ogromne znaczenie zarówno dla pracownika jak i organizacji, choćby ze względu na zachowanie dobrego wizerunku, renomy czy informacji handlowej, bez publicznego nagłaśniania, zainteresowania mediów czy angażowania świadków. Trudniej o taką poufność w przypadku postępowań przed sądem. W przypadku skierowania sprawy do sądu istnieje ryzyko nie tylko przegranej jednej, ale też obu stron (lose-lose). Z tych względów mówi się czasem, że każda ugoda jest lepsza od najlepszego wyroku sądowego. Właśnie dlatego, aby żadna ze stron nie była przegraną, warto sięgnąć po pomoc mediatora.  Rola HRBP w zachęcaniu (nie chodzi o nacisk) stron do rozważenia tego polubownego sposobu rozwiązywania sporów jest nieoceniona, podobnie jak wspieranie poszukiwania rozwiązań win-win. Mediacja jako alternatywa wobec postępowania sądowego jest średnio 13-krotnie szybsza i 5-krotnie tańsza od postępowania sądowego – tak wynika z raportu ADR Center Global. Biorąc pod uwagę wszystkie zalety mediacji, ale też dostępność takiego sposobu rozwiązywania sporów, nie bez powodu mediacja nazywana jest „królową ADR”.

Ciekawym źródłem wiedzy na temat mediacji jest książka: „Mediacje. Teoria i praktyka” pod redakcją naukową Ewy Gmurzyńskiej i Rafała Morka. Polecam!

Renata Świrydczuk

Trenerka biznesu i coach Integry Consulting Poland, psycholog i praktyk
z 21-letnim  doświadczeniem. Wspiera klientów w budowaniu porozumienia. Kieruje się mottem: „Gdy upadniesz, nigdy nie wstawaj z pustymi rękami”.