Sztuka zarządzania czasem, część 1

Nie ma jednej, uniwersalnej definicji zarządzania, ponieważ określenie to ma zastosowanie w różnych dziedzinach i w każdej z nich dotyczy czegoś innego. Podejmując próbę uogólniania śmiało można powiedzieć, że jest to zbiór działań, które stanowią szereg czynności prowadzących do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Bez względu na wykonywany zawód, bardzo istotną i przydatną umiejętnością jest zarządzanie własnym czasem. Można się tego nauczyć korzystając ze specjalnych szkoleń poświęconych tej tematyce,  ale na początek proponujemy zacząć od wdrożenia w życie kilku prostych zasad.

Cele i priorytety

Przede wszystkim należy zacząć od zdefiniowania zadań, które chcemy zrealizować. Najlepszym rozwiązaniem będzie wypisanie ich na kartce, ponieważ znaczna większość z nas jest wzrokowcami. Dzięki temu o wiele łatwiej ułożysz plan działania, a poza tym będziesz mieć pewność, że nic nie umknęło twojej uwadze. Następnie ułóż je w kolejności od najistotniejszych do najmniej pilnych. Są bowiem takie czynności, które możesz wykonać później i te, stanowiące priorytety. Oczywiście, jeśli jesteś w stanie zrobić coś mniej ważnego podczas realizacji najważniejszych zadań – nic nie stoi ku temu na przeszkodzie, a wręcz jest to wskazane. Tym sposobem zaoszczędzisz sporo czasu, ale musisz wyważyć, czy nie zajmie ci to tak dużo czasu, że uniemożliwi wykonanie rzeczy obligatoryjnych.

Czas start!

Na zrealizowanie poszczególnych zadań potrzebny jest określony czas. Podczas planowania warto dopisać godziny, między którymi zamierzasz je wykonać. Jeśli zaplanujesz sobie, że np. przygotowujesz prezentację od 10.00 do 11.45, to dołóż wszelkich starań, by zmieścić się w tym przedziale. Warunkiem koniecznym jest realna ocena niezbędnego czasu, ale nie dawaj go sobie zbyt wiele! Jeśli będziesz mieć poczucie, że goni cię czas szybciej zakończysz tę czynność. Czasem może się jednak zdarzać, że wynikną pewne nieprzewidziane i niezależne od nas okoliczności np. awaria systemu lub programu, które spowodują opóźnienia. W miarę możliwości, dobrze jest je wziąć pod uwagę i zawsze zostawić sobie pewną „rezerwę”.

Mimo wszystko, chcąc zrealizować wszystko według planu nie można obejść się bez kontrolowania czasu. Nie chodzi tu o to, aby co 5 minut zerkać na zegarek, ale nie pozwolić na utratę rachuby. W efekcie można spędzić bezproduktywnie pół dnia na sprzątaniu, które jesteśmy w stanie wykonać w zaplanowany 45 minut.

Powyższe rady, to fundament dobrej organizacji dnia. Choć dla większości z nas, to żadna nowość, dość rzadko stosujemy te metody na co dzień. Już niebawem przedstawimy jeszcze kilka sposobów, które ułatwią zarządzanie czasem.

Pozdrawiamy, Integra-consulting.pl