Dlaczego warto rozmawiać (i oceniać)
Nie da się ukryć, że zwłaszcza dla pracowników rozmowa oceniająca i podsumowująca wiąże się z niemałym stresem. Z kolei dla menedżera proces ten wymaga czasu na przygotowania, ale też z odpowiedniego nastawienia. Dlaczego jedna i druga strona właściwie ma podejmować ten wysiłek?
Celem rozmowy oceniającej jest rozwój. Zadaniem menedżera jest pomoc w nim, a pracownika - uświadomienie sobie jego istoty i kierunku. Dla obu stron efektem rozmowy oceniającej powinno być zabezpieczenie efektywnej realizacji zadań w długiej perspektywie czasu. To moment, w którym ustalamy zadania i indywidualne cele dopasowane do strategii organizacji. To czas, kiedy mówimy otwarcie o wzajemnych oczekiwaniach. To wreszcie najlepszy moment, kiedy obie strony mogą potwierdzić, czy jest szansa na awans i czy dany pracownik może rozwinąć się w strukturze firmy. Podsumujmy zatem korzyści dla menedżera i pracownika wynikające z rozmowy oceniającej.
Rozmowa oceniająca - korzyści dla menedżera
- Zarządzanie wydajnością - menedżer ma okazję ocenić, jak pracownik radzi sobie z realizacją celów i zadaniach.
- Udzielenie informacji zwrotnej - rozmowa oceniająca daje szansę dostarczenia feedbacku, który wesprze rozwój indywidualnych umiejętności pracownika.
- Identyfikacja potrzeb szkoleniowych - menedżer może zidentyfikować obszary, w których pracownik potrzebuje dodatkowego szkolenia lub wsparcia.
- Planowanie sukcesji - rozmowy podsumowujące pozwalają na ocenę potencjalnych liderów i identyfikację pracowników gotowych do awansu.
- Motywowanie zespołu - efektywny feedback może zmotywować pracownika do większego zaangażowania i osiągania lepszych wyników.
- Tworzenie relacji - rozmowa oceniająca to szansa na lepsze relacje z pracownikami, zrozumienie ich celów, motywacji i udzielenie wsparcia.
Rozmowa oceniająca - korzyści dla pracownika
- Zrozumienie oczekiwań - pracownik może uzyskać klarowność w zakresie oczekiwań dotyczących jego roli i wydajności.
- Feedback - podczas rozmowy pracownik otrzymuje konstruktywny feedback, który pomaga w identyfikacji mocnych stron oraz obszarów do poprawy.
- Motywacja - pracownik, który czuje, że jest doceniany i jego opinia jest brana pod uwagę, jest bardziej zaangażowany w pracę i mniej podatny na wypalenie zawodowe.
- Kierunek kariery - rozmowy podsumowujące często obejmują temat kierunku kariery, umożliwiając pracownikowi zrozumienie perspektyw rozwoju.
5 zasad rozmowy oceniającej
Aby rozmowa podsumowująca i oceniająca przyniosła efekty i nie była bardzo stresującym wydarzeniem, musi mieć swoje zasady. Te powinny być jasne zarówno dla menedżera, jak i pracownika. Jakie to zasady?
- Jest prowadzona w cztery oczy.
- Jest poufna.
- Umożliwia szczere wyrażenie opinii dla obu stron.
- Koncentruje się na zaplanowaniu rozwoju pracownika.
- Opiera się na wzajemnym zrozumieniu i szacunku.
Te 5 zasad to tylko jeden z elementów, które składają się na sukces lub porażkę rozmów oceniających. Kolejnym elementem jest odpowiednie przygotowanie - zarówno po stronie menedżera, jak i pracownika.
Przygotowanie do rozmowy oceniającej z perspektywy menedżera
- Zadbaj o warunki - planujesz rozmowę oceniającą? Zadbaj o odpowiedni termin i jej miejsce, a potem zawiadom pracownika. Pamiętaj, że rozmowa podsumowująca może odbyć się zarówno w formie zdalnej, jak i stacjonarnej.
- Przegląd wyników - przeanalizuj osiągnięcia pracownika. Zidentyfikuj jego mocne strony oraz obszary, które wymagają poprawy. W swojej ocenie opieraj się na wcześniej przyjętych kryteriach.
- Feedback - przygotuj uzasadnienie dla swojej oceny.
- Rozwój kompetencji - sprawdź możliwości rozwoju kompetencji pracownika i jeśli widzisz taką potrzebę - sprawdź ofertę szkoleń, programów mentoringowych i innych inicjatyw wspierających
- Cele na przyszłość - pomyśl i określ oczekiwania dotyczące przyszłych celów i planów pracownika.
Przygotowanie do rozmowy oceniającej z perspektywy pracownika
- Pomyśl o osiągnięciach - przeanalizuj swoje sukcesy i cele z poprzedniego okresu. Zidentyfikuj kluczowe zadania i projekty, które udało ci się zrealizować. Pomyśl, jak Twoja praca przyczyniła się do realizacji strategii całej organizacji.
- Samoocena - oceń swoje mocne strony i obszary do poprawy. Przygotuj konkretne przykłady swojej pracy, które potwierdzą twoje umiejętności.
- Cele na przyszłość - przygotuj się do omówienia swoich planów i celów na kolejny okres. Określ, jakie umiejętności chciałbyś rozwijać i jak możesz przyczynić się do sukcesów firmy.
- Feedback - jeśli możesz, zbierz informacje zwrotne od współpracowników i klientów. Podkreśl pozytywne opinie, ale bądź gotów na konstruktywną krytykę. To także moment na zastanowienie się nad tym, jak pracuje Ci się ze swoim menedżerem.
- Inicjatywa - podkreśl swoją inicjatywę i zaangażowanie w projekty. Przygotuj przykłady sytuacji, w których przejawiałeś liderstwo lub kreatywność.
Rozmowa oceniająca to sprawdzian kompetencji
Rozmowy oceniające są papierkiem lakmusowych kompetencji, zwłaszcza dla menedżera. Jakie kompetencje warto wzmacniać w kontekście rozmów oceniających?
1. Komunikacja interpersonalna
- Umiejętność aktywnego słuchania i empatii wobec pracownika.
- Jasne i klarowne przekazywanie informacji oraz zrozumienie punktu widzenia pracownika.
2. Feedback
- Umiejętność dostarczania konstruktywnego i zróżnicowanego feedbacku.
- Otwartość na feedback od pracownika i gotowość do współpracy nad rozwojem.
3. Zrozumienie psychologii pracy
- Świadomość wpływu czynników psychologicznych na pracownika, takich jak motywacja, stres czy zaangażowanie.
- Umiejętność radzenia sobie z emocjami pracownika i pomoc w rozwiązywaniu ewentualnych problemów.
4. Kompetencje przywódcze
- Umiejętność inspirowania i motywowania.
- Zdolność do wyznaczania celów, delegowania zadań i budowania zaufania.
5. Planowanie i organizacja
- Umiejętność skutecznego planowania rozmowy podsumowującej, uwzględniając cel, strukturę i czas.
- Skrupulatność w przygotowaniu się do rozmowy poprzez analizę osiągnięć pracownika.
6. Rozwiązywanie konfliktów
- Umiejętność radzenia sobie z ewentualnymi konfliktami wynikającymi z rozmowy podsumowującej.
- Zdolność do empatii i konstruktywnego podejścia do rozwiązywania problemów.
7. Rozwój zawodowy
- Rozumienie procesów rozwoju zawodowego i umiejętność wspierania pracownika w planowaniu swojej kariery.
- Znajomość możliwości szkoleniowych i innych środków wspierających rozwój zawodowy pracownika.
8. Asertywność
- Umiejętność wyrażania swoich oczekiwań i opinii w sposób asertywny.
9. Otwartość na zmiany
- Gotowość do adaptacji i wspierania pracowników w procesach zmian organizacyjnych.
- Umiejętność wyjaśniania i uzasadniania decyzji związanych ze zmianami.
10. Budowanie relacji
- Umiejętność budowania pozytywnych relacji z pracownikami, opartych na zaufaniu i szacunku.
- Zdolność do komunikacji w sposób dostosowany do indywidualnych preferencji pracownika.
Perspektywa pracownika także jest wymagająca. Ten nie tylko powinien być zdolny do samooceny, ale także potrafić określać cele zawodowe, przyjmować i dawać feedback, być otwartym na rozwój, zadawać i pogłębiać pytania. Jeśli czeka Cię rozmowa oceniająca, pamiętaj, że to najlepsza okazja do współtworzenia planu rozwoju zawodowego i zrozumienia, jak możesz przyczynić się do osiągnięcia celów organizacji. Bądź otwarty, aktywny i gotów do współpracy.
Nikt nie jest nieomylny!
Rozmowa oceniająca to temat wymagający wysokiej wrażliwości, empatii i delikatności. Na jej przebieg wpływają m.in. otoczenie, relacja między pracownikiem a menedżerem, wyniki i poziom realizacji celu.
Nierzadko na rozmowę oceniającą rzutują także błędy poznawcze. Warto je sobie uświadomić i zadać sobie pytanie - czy aby na pewno moja ocena lub samoocena jest maksymalnie obiektywna?
A pytaniami pomocniczymi, które pomogą nam odpowiedzieć na to główne pytanie, są m.in.:
- Czy nie oceniam zbyt ogólnikowo?
- Czy nie skupiam się na jednej kompetencji (lub jej braku).
- Czy mój nastrój w danym dniu nie oddziałuje na przebieg i efekt rozmowy?
- Czy efekty pracy, które są oceniane, zostały zmierzone w sposób prawidłowy i zgodny z przyjętymi w organizacji metodami mierzenia celów?
Najważniejsze, to aby w rozmowie oceniającej podstawę stanowiły szczerość, zaufanie i otwartość na feedback. Tylko tak zminimalizujemy ryzyko błędów oceniania, a zwiększymy szansę na rozwinięcie największych korzyści wynikających z rozmowy oceniającej. Zarówno z perspektywy menedżera, jak i pracownika.
Życzymy Ci samych efektywnych, rozwijających rozmów oceniających! A jeśli temat szczególnie Cię zainteresował, koniecznie obejrzyj webinar Rafała Drohojowskiego: Rozmowa roczna, kwartalna, podsumowująca. Szansa, czy przykry obowiązek?